Vaste reiskostenvergoeding per 1 februari op de schop

Door de coronapandemie werken veel werknemers sinds maart vorig jaar thuis. Hiermee is het woon-werkverkeer in Nederland radicaal veranderd. Ondanks die verandering – met veel minder reisbewegingen en kosten – mochten werkgevers de vaste reiskosten onbelast blijven vergoeden. Daar komt nu verandering in. Per 1 februari moet de vergoeding gebaseerd zijn op het werkelijk reispatroon van de werknemer.

Het is nog wel mogelijk om vaste reiskosten te vergoeden, maar dan moeten werknemers structureel reizen in een vast reispatroon. Dat wil zeggen: 36 weken of 128 dagen per jaar (zie pagina 266 in het Handboek Loonheffingen). De verwachting is echter dat dit voor veel werknemers niet op zal gaan, ook niet na de coronacrisis. Veel bedrijven blijven thuiswerken stimuleren, en nemen het mee als vast onderdeel van hun bedrijfsvoering. Dit betekent voor veel werkgevers een overstap van vaste naar flexibele reiskostenvergoeding (op basis van de gemaakte reizen). Daarbij krijgen werknemers geen vast (forfaitair) bedrag meer per maand, maar dienen ze voor iedere rit een declaratie in. Daarnaast denken veel werkgevers na over een thuiswerkvergoeding per dag. Om dit goed bij te houden, betekent dit voor alle medewerkers en de salarisadministratie veel extra handelingen. Gelukkig kan dat ook slimmer. 

De mobiliteitsmakelaars van Regio Foodvalley ondersteunen werkgevers om versneld over te stappen op een nieuwe reiskosten- en thuiswerkvergoeding. Ze zorgen dat op korte termijn het beleid fiscusproof is en er eventueel een dienstverlener wordt gecontracteerd voor het faciliteren van de kilometerdeclaraties.

Eens sparren over de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Mobiliteitsmakelaar Tako de Jong denkt graag met je mee!